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BPM als Voraussetzung zur Digitalisierung bei Versicherungsunternehmen

Wer sich dieser Tage mit den aktuellen Herausforderungen von Versicherungsunternehmen beschäftigt, stößt mit ziemlicher Sicherheit auf das anhaltende Niedrigzinsumfeld. Da negative Themen jedoch alles andere als populär sind, unterhalten sich Versicherer viel lieber über die Dinge, die zukünftig die größten Erfolgschancen vorzuweisen haben. Und schon ist man beim Thema Digitalisierung. Die Assekuranzen versprechen sich von diesem Megatrend, Abläufe im Unternehmen schneller und effizienter zu gestalten. Damit soll eine Kostenersparnis einhergehen, die zu alter Profitabilität führen kann – so die Hoffnung.


Doch die Versicherungsunternehmen sollten sich die Frage gefallen lassen, ob sie überhaupt für die Digitalisierung bereit sind. Denn was die Voraussetzungen für eine Digitale Transformation angeht, liegen die Versicherer noch weit hinter anderen Branchen zurück. Eine der wichtigsten ist das Business Process Modelling – also die Dokumentation von Geschäftsprozessen. Ausgehend von einer sinnvollen Dokumentation lassen sich unternehmensinterne Zusammenhänge und Abhängigkeiten erkennen, Kontrollen und Risiken miteinander verbinden und im Idealfall Prozesskennzahlen ermitteln.

 

Wie tiefe Einblicke in die Versicherungsbranche zeigen, nutzen Versicherer die Dokumentation der Geschäftsprozesse bisher lediglich zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Verpflichtungen. Dementsprechend stellen sich auch die erzielten Ergebnisse dar. Die Prozessmodellierung folgt keiner klaren Linie und kann in großen Teilen nur als ungenügend bezeichnet werden. Dies ergibt sich auch daraus, dass in den Unternehmen zu diesem Thema keine eindeutigen Verantwortlichkeiten definiert sind. Auch werden kaum Schulungen angeboten, die zum Verständnis beitragen und für Akzeptanz sorgen könnten.

 

Die oben genannten ökonomischen Gesichtspunkte werden somit vollkommen außer Acht gelassen und nur das gesetzliche Mindestmaß wird – oft nur teilweise – erfüllt. Zum Zwecke der Digitalisierung und in Vorbereitung einer Automatisierung muss allerdings ein genau anderer Ansatz gewählt werden. Wie also sollten Geschäftsprozesse modelliert sein, um sowohl regulatorischen Ansprüchen zu genügen als auch ökonomisch sinnvoll abgebildet zu sein, so dass die Automatisierung vorangetrieben werden kann?

 

An erster Stelle steht, dass unternehmensweit einheitliche Modellierungskonventionen genutzt werden, um so ein übergreifendes Verständnis für die Prozesse zu erhalten. Allerdings werden solche Konventionen von Modellierer zu Modellierer unterschiedlich ausgelegt und umgesetzt. Um hier für Einheitlichkeit zu sorgen, ist eine zentrale Stelle entscheidend, wo alle Geschäftsprozessmodelle zusammenlaufen und auf Einhaltung der Konventionen geprüft werden. Diese Rolle wird beispielsweise von den Betriebsorganisatoren oft nur rudimentär ausgefüllt.

 

Weiterhin müssen die operativen Prozesse immer aus Kundensicht als Wertschöpfungskette gedacht werden. Die Kundenanforderungen sind die Grundlage für die prozessuale Ausrichtung und den Aufbau von Messgrößen. Daher muss die Modellierung so erfolgen, dass Geschäftsprozesse übergreifend immer ihren Ausgang beim Kunden haben und auch bei ihm enden (sogenannte End-to-end -Prozesse). Dafür ist es notwendig, in einzelnen Prozessen vor- und nachgelagerte Prozesse zu deklarieren. Diese Verknüpfungen zu finden, wird durch die Schaffung einer zentralen Stelle erreicht, bei der alle Prozessmodelle zusammenlaufen. Dabei kommt es unumgänglich zu einem hohen kommunikativen Aufwand. Ist das System allerdings einmal aufgestellt, erleichtert es zukünftig das Verständnis über die internen Prozesse.

 

Idealerweise wird mit der Modellierung der Geschäftsprozesse auch eine Aufnahme aller Risiken und Kontrollen im Unternehmen vorgenommen. Hierdurch wird eine Verbindung zum Internen Kontrollsystem (IKS) geschaffen, für dessen Ausrichtung es ebenfalls klare Anforderungen seitens der Aufsicht gibt. Dadurch kann ermittelt werden, an welcher Stelle der Prozesse eine Automatisierung unter welchen Voraussetzungen vorgenommen werden kann und vielleicht sogar eine Vereinfachung des Prozesses bewirkt. Operative Fehler sind zumeist Fehler durch Mitarbeiter. Durch eine entsprechende Automatisierung können diese vermieden werden. Doch Vorsicht: Automatisierungen können neue Fehlerquellen bergen, die ebenso zu berücksichtigen sind. Also ist ein kluges Vorgehen seitens der Versicherungsunternehmen unter Zuhilfenahme externer Expertise für eine erfolgreiche Digitalisierung geradezu zwingend erforderlich. Die Zeit und der Wettbewerb drängen.

 

FINCON unterstützt Sie als unabhängiger Partner dabei, Ihre Prozesse aufsichtskonform zu modellieren und bestehende Prozesse auf die Erfüllung regulatorischer Anforderungen hin zu überprüfen. Unsere Expertise im Versicherungsumfeld ermöglicht es Ihnen außerdem, Ihr BPM so aufzusetzen, dass ökonomische Vorteile erzielt werden können.

 

Der Autor des Artikels, Pascal Görsch, ist Consultant im Kompetenzcenter Regulatorisches Prozessmanagement bei der FINCON und seit 9 Jahren in der Versicherungswirtschaft tätig.

 

 

 

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