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Signifikante Verbesserungen der KYC-Prozesse mit Robotik

Im Durchschnitt geben Finanzdienstleister ca. 60 Mio. USD pro Jahr im Rahmen der gesetzlich vorgeschriebenen Kundenlegitimationsprüfung (Know Your Customer, KYC) und damit einhergehenden Sorgfaltspflichten (CDD) aus. 50% der Finanzinstitute haben im vergangenen Jahr neue Mitarbeiter eingestellt, um die CDD-Anforderungen zu erfüllen. Sie haben aber immer noch nicht genug Personal mit den richtigen Fähigkeiten. Robotic Process Automation, kurz RPA, könnte ein neuer Ansatz sein, um die betrieblichen Abläufe innerhalb von Wochen und ohne Programmierung um bis zu 50% zu reduzieren.

 


In diesem Artikel stellen wir Ihnen die RPA-Integration in die KYC-Abläufe am Beispiel einer Bank in Deutschland vor. Die Nutzung von RPA im operativen Geschäft kann den Arbeitsaufwand, der für das Anfordern, Auswerten und Verarbeiten von Kundeninformationen aufgebracht werden muss, signifikant reduzieren. Dies beschleunigt den gesamten Prozess und setzt Ressourcen frei, die anderweitig eingesetzt werden können – auf Seite der Bank wie auch für den Kunden.

 

Kundengeschichte

Maria und Peter Müller sind auf der Suche nach einem neuen Geschäftskonto für ihre Firma Müller Schlosserei GmbH & Co. KG. Die Bank hat sie aufgefordert, folgende Unterlagen einzureichen:

 

  • Eigentümerstruktur des Unternehmens
  • ID-Kopie des Kontoinhabers
  • ID-Kopie der wirtschaftlich Berechtigten
  • Aktueller Bonitätsbericht (Schufa) oder eine Erlaubnis, die die Bank zur Durchführung einer Bonitätsprüfung berechtigt
  • Letzte Kontoauszüge

 

Frau und Herr Müller bevorzugen es, mit Menschen direkt zu interagieren, anstatt die Informationen elektronisch zu übermitteln. Deshalb gehen sie in die örtliche Bankfiliale, in der die benötigten Dokumente eingescannt und anschließend per E-Mail an den Kundenberater weitergeleitet werden.

 

KYC-Prozess in der Bank

Im Folgenden stellen wir den KYC-Prozess dar, der die wichtigsten Schritte erklärt und den Kunden sowie mindestens 4 Rollen innerhalb der Bank umfasst. Dieser Vorgang kann je nach Komplexität des Kunden wenige Tage bis hin zu 6 Monate dauern (Studien zufolge dauert das durchschnittliche Onboarding eines Kunden 28-32 Tage).

 

FINCON Robitic - Prozess vor der Verwendung von RPA

Abb. vergrößern: Prozess vor der Verwendung von RPA

 

 

FINCON Robotic - Prozess mit RPA
Abb. vergrößern: Prozess mit RPA

 

 

Der derzeitige Prozess ist starr, zeitaufwändig und meistens manuell. Oft werden Mitarbeiter eingesetzt, um die Lücken zwischen Systemen zu schließen. Während des Prozesses geben die Bankangestellten die Informationen in Tabellen ins Kernbankensystem, ins KYC-System und ins Risikobewertungssystem ein, recherchieren auf Websites und sehen sich Tabellen mit internen Stopplisten an.

 

Mit RPA kann man viele manuelle Prozessschritte durch "digitale Mitarbeiter" ersetzen und dadurch Zeit und Geld sparen. Einige manuelle Aufgaben sollten jedoch weiterhin von Bankangestellten durchgeführt werden, wie z.B. die Prüfung der KYC-Checkliste und die Kreditgenehmigung. Die Gesamtschätzung der Zeitersparnis bei Verwendung von RPA beträgt ungefähr eine Stunde pro KYC-Fall, und zwar aus den folgenden Gründen:

 

Prozess Geschätzter Aufwand
Speichern der empfangenen Dokumente auf den lokalen Systemen 5 Min.
Anlage von Kundenstammdaten 15 Min.
Wegfall von Kontrolle der Kundenstammdaten 5 Min.
Abfrage von internen Sperrlisten 5 Min.
Eingabe der Kundendaten 1:1 aus dem BSF ins bankinterne KYC System 30 Min.

 

In diesem Beispiel sind die Schritte dargestellt, die der digitale Mitarbeiter im 24/7-Modus ausführt und damit die Schritte der Bankangestellten ersetzt. Der Roboter öffnet E-Mails von Mitarbeitern, erkennt die gescannten Unterlagen, gibt die Kundendaten in Tabellen ein, durchsucht die Informationen im Internet, fordert Risikobewertungen an und bereitet den Kundenfall für die weitere Verarbeitung vor. In diesem Szenario werden bei 100 Fällen pro Monat ca. 100 Stunden eingespart oder möglicherweise bis zu 1 Mitarbeiter.

 

Nächste Schritte

Bei einem breiteren Einsatz in Betriebsprozessen (nicht nur KYC) steigern Softwareroboter im Allgemeinen die Produktivität, das Serviceniveau und die Kapazität des Personals um bis zu 50%.

Der automatisierte KYC-Zielprozess könnte in jeden Kommunikationskanal mit Kunden implementiert werden.

 

FINCON Robotic - KYC-Zielprozess

Abb. vergrößern: KYC-Zielprozess

 

 

Die Backoffice-Verarbeitung von Transaktionen wird von digitalen Mitarbeitern durchgeführt, die von kognitiven Technologien unterstützt werden. Transaktionen folgen einem in RPA definierten Prozess, und Mitarbeiter werden nur für hochwertige oder komplexe Fälle eingesetzt.

 

Mit unserer themen- und methodenübergreifenden Expertise in den Bereichen Compliance und Operational Excellence unterstützen wir Banken bei der Entwicklung digitaler Produktstrategien für den Übergang zur Digitaltechnik und der RPA-Implementierung.

 

Die beiden Autoren des Artikels konzentrieren sich auf die Themen Compliance und Operational Excellence im FINCON-Geschäftsbereich Banken:

Mikhail Sukhanov ist verantwortlich für RPA und Prozessoptimierung.

Sina Zajic begleitet Transaction Monitoring und KYC.

 

 

 

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