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Zukunftssichere Kundenkorrespondenz mit S/4HANA

Der Support für SAPscript ist längst eingestellt, und der Support für SAP Smart Forms wird voraussichtlich im Jahr 2020 enden (SAP-Ankündigung auf dem DSAG-Anwendertreffen, Verband für SAP-Anwender, im Herbst 2014). SAP plant den R3-Support im Jahr 2025 einzustellen und ausschließlich S/4HANA weiterzuentwickeln… Ach, Sie wollen auch in Zukunft Briefe an Ihre Kunden versenden? Sie haben mehrere tausend Dokumente? Dann sollten Sie schleunigst über Ihre Kundenkorrespondenz nachdenken. Sie brauchen einen Plan!


Die Kundenkorrespondenz besitzt auch im Zeitalter der Digitalisierung insbesondere für Banken noch immer einen unverändert hohen Stellenwert, da sie notwendiger Bestandteil für die wirksame und reibungslose Abwicklung von Geschäftsvorgängen zwischen Kunde und Bank ist. Die Einhaltung von rechtlichen Vorgaben und eine zunehmende Produktvielfalt stellen dabei besondere Herausforderungen an Umfang und Inhalt der Außenkorrespondenz dar. Daneben sind die Formularentwicklung und die laufenden Anpassungen zeitaufwändig und verursachen hohe Kosten, sodass es umso mehr gilt, eine effiziente und kostengünstige Lösung zu finden.

 

Die Systemwahl für eine leistungsfähige Korrespondenzanwendung hängt maßgeblich von den institutsbezogenen Anforderungen und abzubildenden Geschäftsprozessen ab. Etablierte Core Banking-Systeme bieten integrierte Anwendungen zur Erstellung und Ausgabe von Dokumenten an.

 

Grundsätzlich gibt es zwei verschiedene Abläufe für die Druckausgabe:

  • Massendruck (z.B. Kontoauszüge, Saldomitteilungen)
  • Einzeldruck (z.B. Individuelle Verträge, Sicherheiten Vereinbarungen)

 

Der Massendruck erfolgt in der Regel im Batch. Diese Methode ist für standardisierte Dokumente mit wenigen Änderungen und nur geringen Formatierungsanforderungen geeignet.

Der Einzeldruck erfolgt üblicherweise im Dialog. Diese Methode eignet sich für Dokumente, die häufig individuellen Anpassungen unterliegen und deren Formatierungsanforderungen hoch sind.

 

SAP hat im Laufe der Jahre vier verschiedene Formulartechnologien entwickelt:

 

  • SAPscript
  • Smart Forms
  • SAP Adobe Forms
  • OLE/SAP Office Integration
  1.  

SAPscript ist die älteste Formulartechnologie, die 1980 insbesondere für den Massendruck bereitgestellt wurde und hier eine ausgezeichnete Performance aufweist.

 

SmartForms wurde mit dem SAP Release 4.6C herausgebracht und unterscheidet sich von SAPscript insbesondere durch die Verwendung einer grafischen Oberfläche, wodurch die Erstellung von Formularen und Tabellen erleichtert wird. Beiden Formulartechnologien ist gemeinsam, dass sie auf den gleichen technischen Grundlagen beruhen.

 

Mit SAP Adobe Forms, als Produkt einer strategischen Partnerschaft zwischen SAP und Adobe im Bereich der Formularentwicklung, können dagegen erstmals interaktive Formulare entwickelt werden. Im Gegensatz zu den Vorgänger-Technologien sind für die Nutzung dieser Anwendung jedoch Lizenzen zu erwerben und spezielle technische Voraussetzungen erforderlich.

 

OLE/SAP Office Integration basiert auf der OLE-Technologie. Mit der OLE-Technologie ist der direkte Aufruf eines WORD-Makros aus der ABAP-Umgebung möglich, siehe Paket SOLE. Die SAP Office Integration kapselt die OLE-Aufrufe über das Interface I_OI_DOCUMENT_PROXY. Die Serienbrieffunktion ist in dem Interface I_OI_MAIL_MERGE implementiert.

Für einfache Formulare ohne aufwändige Formatierungen gibt es ergänzend noch die im SAP-Standard verfügbare Reportliste.

 

Eine Zusammenstellung der wesentlichen Unterschiede verschiedener Formulartechnologien zeigt nachstehende Übersicht: > Abbildung 1 anschauen

 

Bei der Umstellung auf S/4HANA wird nicht einfach nur der „Datenbanktreiber“ ausgetauscht. Einher geht damit auch die schrittweise Umprogrammierung der Applikationen auf ABAP OO und auch die Entfernung altprogrammierter Funktionen. Die Datenbeschaffungsprogramme für die Dokumente sind fast immer Eigenentwicklungen und oft in der Programmiermethodik von vor 15 Jahren entwickelt. Eine Modernisierung dieser Programme ist notwendig. Beispielsweise sollten alle obsoleten ABAP-Sprachelemente, z.B. FORM, entfernt werden, die Zugriffe auf die SAP-Tabellen der Datenbank, z.B. VDARL, sollten grundsätzlich mit den von SAP zur Verfügung gestellten Bausteinen realisiert werden und nicht mit selbstgestrickten SELECT….JOIN-Kommandos.

 

Die Archivierung der Dokumente mit SAP-externen Dokumentenmanagementsystemen führt häufig zu Problemen. Unzuverlässige Schnittstellen verursachen immer wieder Verluste von Dokumenten. Auch die Restart-Fähigkeit der Dokumentenerzeugung ist häufig fehlerhaft oder gar nicht vorhanden. Wir empfehlen grundsätzlich die Archivierung aller aus SAP erzeugten Dokumente in SAP selbst. An vielen Objekten (Darlehen, Geschäftspartner etc.) sind Akten implementiert, welche die Dokumente in chronologischer Reihenfolge aufnehmen können.

 

FINCON hat für eine Hypothekenbank eine vollständige Neukonzeption der Leistungsaufgaben in SAP CML entworfen. Dabei war zu beachten, dass die neue Applikation SAP HANA-fähig ist. Bei der Neuentwicklung handelt es sich um eine umfassende Überarbeitung und Erweiterung der Leistungsaufgabe mit dem Ziel, manuelle Dokumentenänderungen zu vereinfachen, eine Prozessverschlankung durch Dokumentenzusammenführung zu erzielen, unterschiedliche Adressaten im Dokumentenandruck zu ermöglichen und darüber hinaus Leistungsaufgaben für neue Produktarten erweiterbar zu machen. Systemtechnisch sollte die bisherige Dokumenterstellung über SAPscript und Smart Forms durch eine Umstellung auf Adobe Forms abgelöst werden. Ebenso sollte die Änderungsfreundlichkeit des Systems besondere Berücksichtigung finden. Inhaltlich waren vier unterschiedliche Typen von Leistungsaufgaben umzusetzen, die sich nach Anzahl der ausgewiesenen Darlehen und nach der jeweiligen Konditionsart in Einzelleistungsaufgaben und Sammelleistungsaufgaben unterscheiden ließen. Kennzeichnend für den Lösungsentwurf waren die Definition von Kriterien und eine zugehörende Prüfungsabfolge, die pro Darlehen zu durchlaufen ist, um eine notwendige Leistungsaufgabenerstellung festzustellen. Die Programmstruktur wurde in einem Schichtenmodell entworfen. Der Druck soll sowohl per Transaktion als auch per Job gestartet werden können. Für alle Leistungsaufgabentypen wurde eine Archivierung in der Darlehensakte vorgesehen.

 

Schichtenmodell Programmstruktur Leistungsaufgabe:

 

> Abbildung 2 anschauen

 

In zahlreichen Projekten haben wir viele verschiedene Technologien für den Korrespondenzdruck implementiert. Unser Leistungsspektrum umfasst die Formularentwicklung im SAP R3 und S/4 HANA, die Entwicklung von Druckprogrammen und Schnittstellen zu externen Output Management-Systemen, das Formular-Customizing sowie E-Mail-Ausgabe von Formularen mit Anschreiben.

 

Sprechen Sie uns an. Wir unterstützen Sie gerne bei der Implementierung Ihrer zukunftssicheren SAP-Kundenkorrespondenz.

 

Ihre Ansprechpartner für dieses Thema sind Heiko Barkowski, Norbert Bauer und Gert Wagner.

 

Heiko Barkowski verantwortet als Managing Consultant das Kompetenzcenter SAP Banking und ist als Projektleiter, Testmanager und Coach im Einsatz.

 

Norbert Bauer und Gert Wagner sind seit mehr als 10 Jahren als SAP-Entwickler, Tester, technische Berater für SAP-Schnittstellen und Konzeption/Implementierung der Kundenkorrespondenz aus dem SAP-System unterwegs.

 

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